Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website und den damit verbundenen Dienstleistungen. Sie gilt für alle Nutzer unserer digitalen Angebote, einschließlich Beratungsleistungen, KI-Implementierungen und Schulungsangebote.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie in die Datenerhebung einwilligen. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Automatisch erhobene Daten:

• Server-Log-Dateien: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage
• Cookies und Tracking-Technologien: Session-IDs, Präferenzen, Nutzungsstatistiken (Details siehe Cookie-Richtlinie)
• Geräteinformationen: Bildschirmauflösung, installierte Plugins, Zeitzone

Bewusst bereitgestellte Daten:

• Kontaktformulare: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Nachrichteninhalt
• Newsletter-Anmeldung: E-Mail-Adresse, Name (optional), Interessen
• Beratungsanfragen: Projektdetails, technische Anforderungen, Budget-Informationen
• Schulungsanmeldungen: Teilnehmerdaten, Vorkenntnisse, spezielle Anforderungen

3. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken und auf folgenden Rechtsgrundlagen:

4. Datenweitergabe und Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in folgenden Fällen an Dritte weitergegeben:

Auftragsverarbeiter:

• Hosting-Dienstleister: Zur Bereitstellung der Website und technischen Infrastruktur
• E-Mail-Service-Provider: Für Newsletter-Versand und E-Mail-Kommunikation
• Analytics-Anbieter: Für Website-Statistiken und Nutzerverhalten (nur mit Ihrer Einwilligung)
• CRM-Systeme: Zur Verwaltung von Kundenbeziehungen und Projektdaten

Gesetzliche Verpflichtungen:

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Ihre Daten an Behörden weiterzugeben, etwa bei begründeten Verdachtsmomenten auf Straftaten oder auf behördliche Anordnung.

Geschäftspartner:

Bei KI-Implementierungsprojekten können wir mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung relevante Projektdaten an spezialisierte Technologiepartner weitergeben, um optimale Lösungen zu entwickeln.

5. Internationale Datenübertragungen

Einige unserer Dienstleister können sich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) befinden. In solchen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist:

• Angemessenheitsbeschlüsse: Datenübertragung in Länder mit von der EU-Kommission bestätigtem angemessenem Datenschutzniveau
• Standardvertragsklauseln: Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln für Datenübertragungen in Drittländer
• Zertifizierungen: Zusammenarbeit nur mit Anbietern, die anerkannte Datenschutz-Zertifizierungen besitzen
• Cloud-Services: Nutzung von Cloud-Diensten mit Datenverarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren

Vor jeder Datenübertragung in ein Drittland führen wir eine umfassende Datenschutz-Folgenabschätzung durch und implementieren zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung und Pseudonymisierung.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

Kontaktanfragen:

• Allgemeine Anfragen: 2 Jahre nach letztem Kontakt
• Beratungsanfragen mit Projektbezug: 3 Jahre nach Projektabschluss
• Bewerbungen: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens

Vertragsdaten:

• Kundendaten: 10 Jahre nach Vertragsende (HGB)
• Rechnungen und Buchungsbelege: 10 Jahre (AO)
• Projekddokumentation: 6 Jahre nach Projektabschluss

Marketing-Daten:

• Newsletter-Abonnenten: Bis zum Widerruf der Einwilligung
• Website-Analytics: 38 Monate (Google Analytics Standardeinstellung)
• Cookie-Daten: Entsprechend Cookie-Lebensdauer (Details in Cookie-Richtlinie)

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO):

Sie können jederzeit Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen, einschließlich der Verarbeitungszwecke, Kategorien der Daten, Empfänger und geplante Speicherdauer.

Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO):

Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO):

Sie können die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder die Daten für die ursprünglichen Zwecke nicht mehr erforderlich sind.

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):

Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen, etwa bei bestrittener Richtigkeit oder unrechtmäßiger Verarbeitung.

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):

Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einlegen, insbesondere gegen Direktmarketing und Profiling-Maßnahmen.

Beschwerderecht:

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.

8. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien. Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Kategorien von Cookies:

• Notwendige Cookies: Für grundlegende Website-Funktionen (ohne Einwilligung)
• Funktions-Cookies: Für erweiterte Funktionalitäten und Personalisierung
• Analytics-Cookies: Für Website-Analyse und Optimierung (nur mit Einwilligung)
• Marketing-Cookies: Für zielgerichtete Werbung und Remarketing (nur mit Einwilligung)

Cookie-Verwaltung:

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner anpassen oder in Ihren Browser-Einstellungen verwalten. Beachten Sie, dass das Deaktivieren bestimmter Cookies die Funktionalität der Website beeinträchtigen kann.

9. Datensicherheit und technische Maßnahmen

Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Missbrauch zu schützen:

Technische Sicherheitsmaßnahmen:

• SSL/TLS-Verschlüsselung: Alle Datenübertragungen sind durch moderne Verschlüsselungsverfahren geschützt
• Firewall-Systeme: Mehrschichtige Firewall-Architektur zum Schutz vor Cyberangriffen
• Intrusion Detection: Kontinuierliche Überwachung auf Sicherheitsverletzungen
• Regelmäßige Updates: Zeitnahe Installation von Sicherheitsupdates für alle Systeme
• Backup-Systeme: Redundante Datensicherung mit geografischer Verteilung

Organisatorische Maßnahmen:

• Zugriffskontrolle: Berechtigungskonzept mit minimalen Zugriffsrechten (Need-to-Know-Prinzip)
• Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Datenschutz- und Sicherheitsschulungen
• Incident Response: Etablierte Verfahren für den Umgang mit Datenschutzverletzungen
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Systematische Bewertung von Datenschutzrisiken bei neuen Verfahren

Diese Maßnahmen werden regelmäßig überprüft und an aktuelle Bedrohungslagen angepasst. Wir arbeiten ausschließlich mit Dienstleistern zusammen, die gleichwertige Sicherheitsstandards gewährleisten.

10. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen unserer Leistungen sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung ist stets auf unserer Website verfügbar.

Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie durch eine prominente Mitteilung auf unserer Website oder per E-Mail (sofern Sie uns Ihre E-Mail-Adresse mitgeteilt haben) informieren. Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen, um über den Schutz Ihrer Daten informiert zu bleiben.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Januar 2025. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten unter datenschutz@aiprocessconsult.com wenden.